Es importante que la Administración envíe o pueda mostrar por algún medio los Informes Financieros del Edificio mensualmente. Sin embargo, un simple reporte de ingreso y egreso no hace justicia para poder explicar la situación real del complejo. Los Reportes Financieros claves que se deben presentar para total transparencia son los siguientes:

  • BALANCE GENERAL: Dentro del Balance General hay mucha información importante. Se puede entregar el Balance General por medio de lo que Peachtree emite (si está bien alimentado) o de llevar la contabilidad bajo métodos más antigüos, desglosar cada parte de información que abarca el Balance General y entregarlo por separado. Estos informes serían:
    • CONCILIACIÓN BANCARIA/ SALDO EN LIBRO: Esta información es muy importante. Muestra con cuánto dinero se cuenta en banco y más importante, cuánto de ese dinero está disponible para ser utilizado.
    • CUENTAS POR PAGAR: Muestra las cuentas y facturas pendientes por pagar a proveedores a fin de mes. 
    • CUENTAS POR COBRAR: Muestra la morosidad que hay en el edificio. Este es dinero que de cobrarse, se sumaría al Saldo en Libros disponible.

Algunos PH tienen la costumbre de manejar un fondo de Reserva para temas laborales como vacaciones, décimo, prima de antigüedad en caso de liquidación. Es una buena práctica y en muchos casos se debe tomar en cuenta esto en el Balance General ya que es dinero que en teoría no está disponible porque se le debe a los trabajadores del edificio en su momento.

  • ESTADO DE RESULTADOS: Este informe muestra los ingresos y egresos basado en facturación. Es un informe clave para entender la situación real del PH. Aquí uno puede ver si se está manejando realmente una ganancia mensual o hay déficit. Si hay déficit debe recortar, aumentar el costo de pago de mantenimiento de los propietarios o reajustar el presupuesto para que no se terminen los ahorros del edificio y haya un balance de ingresos con egresos mensualmente.

Estos informes son sencillos, no se requiere ser un contable para entenderlos pero pintan una figura completa del estado real y la salud financiera del complejo.