Dentro de las funciones principales de una buena administración, está el buen manejo y la planificación efectiva del presupuesto anual que se debe presentar en la Asamblea de Propietarios para su aprobación.

 

A continuación, enlisto 2 recomendaciones que ayudan a que esta tarea clave sea exitosa.

 

  • Pensar de manera estratégica y establecer prioridades

Debes conocer el edificio y sus principales problemas, los que no pueden esperar. Tomando esto en cuenta, la administración debe armar el presupuesto alrededor de estos puntos para que la Asamblea sea quien tome la decisión final y defina sus prioridades.

 

Temas prioritarios: filtraciones en varios apartamentos por falta de impermeabilización de azotea o estructura agrietada; culminación de tiempo de vida de bombas de agua potable dando problema; cambio de cables en elevador; entre otros. Estos temas no pueden esperar y se deben presupuestar a manera de prioridad ya que afectan el funcionamiento del edificio. Un edificio con algún tema de estos o una remodelación estética de lobby a debe saber definir la ruta crítica y tener noción de hasta donde puede gastar basado en sus ingresos mensuales.

 

Lo ideal es anticiparse a los eventos y trabajar de manera organizada. Esto hará que los fondos recogidos duren más y no verse en necesidad de aumentar cuotas o pedir extraordinarias que es el último recurso.

 

  • Dar seguimiento 

Sino se lleva una contabilidad clara y se desglosa cada gasto en su rubro, no vamos a tener noción de donde se va el dinero. No sólo eso, sino que podemos pasarnos de los límites establecidos en presupuesto para cada item y eso va a ocasionar que funcionemos con un déficit. 

 

Las ventajas de llevar un control de las finanzas:

  1. Un buen administrador conoce los costos de cada mantenimiento y gasto fijo que se maneja en el área. Esto va a ser clave al momento de negociar los contratos de proveedores y reducir los costos fijos del edificio.
  2. Actuar de manera oportuna en caso de imprevistos.
  3. Al finalizar el período se puede evaluar si las decisiones tomadas tuvieron un impacto positivo o negativo en la gestión. Esto facilitará la identificación de áreas de mejora en el próximo presupuesto, puede ser en recursos humanos (luego de crear un plan de trabajo claro que permita ver áreas de optimización), servicios públicos, proveedores, etc.
  4. Si los ingresos están por debajo de lo presupuestado quiere decir que la morosidad está aumentando. Sino se actúa oportunamente y se hace un cobro efectivo de estas cuentas estaremos en problemas.

En TQM utilizamos software en la nube que permite mensualmente comparar lo presupuestado por rubro vs. lo realizado. Este software puede ser accesado por cualquier propietario y le refleja de manera transparente todas las finanzas y la situación actual del edificio.

En temas de presupuesto, es importante tener el apoyo de personas con conocimiento en el área ya que es la espina medular del edificio. Hemos visto edificios funcionando en grandes déficit por falta de una buena planeación/optimización y con Cuentas por Pagar a proveedores que sobrepasan los 3 meses. En temas de presupuesto, una administración precavida vale por 2.