El principal problema en varios administraciones es la falta de comunicación y transparencia. La Administración puede estar haciendo bien su trabajo pero sino lo comunica y lo muestra, los propietarios muchas veces sienten que las tareas no se están realizando. En TQM manejamos las siguientes herramientas y reportes para minimizar estas situaciones.
- Software Online que permite al propietario:
- Recibir notificaciones en el celular de cada Anuncio y Publicación que hace la Administración. Esto debe cubrir desde reemplazos en el personal de limpieza hasta temas mayores.
- Recibir los primeros días del mes su Estado de Cuenta en el mail y poder revisarlo a cualquier momento en el app del celular.
- Ver en tiempo real las finanzas del Edificio (Ingresos y Egresos detallados, Fondos en Banco, Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar).
- Informe Operativo de todos los trabajos que se han realizado en el mes, incluyendo los mantenimientos. Deben ir bien presentados y con fotografías.
- Una breve redacción junto con el Informe Mensual explicando las finanzas, los trabajos realizados y los que se tiene pensado realizar en un futuro.
- Reglamento Interno claro para que cada residente sepa las cosas que se pueden hacer y las que no. Esto debe ir de la mano con campañas de valores y recordatorios de los puntos que más fallos se ven.
Es muy sano también los Edificios realicen auditorías anuales de todos los procesos y se corrobore que se están llevando bien los contratos, pagos a empleados, prácticas contables, entre otros.
Un buen control de estos puntos equivale a propietarios felices y tranquilos.
