El principal problema en varios administraciones es la falta de comunicación y transparencia. La Administración puede estar haciendo bien su trabajo pero sino lo comunica y lo muestra, los propietarios muchas veces sienten que las tareas no se están realizando. En TQM manejamos las siguientes herramientas y reportes para minimizar estas situaciones.

  1. Software Online que permite al propietario:
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    • Recibir notificaciones en el celular de cada Anuncio y Publicación que hace la Administración. Esto debe cubrir desde reemplazos en el personal de limpieza hasta temas mayores.
    • Recibir los primeros días del mes su Estado de Cuenta en el mail y poder revisarlo a cualquier momento en el app del celular.
    • Ver en tiempo real las finanzas del Edificio (Ingresos y Egresos detallados, Fondos en Banco, Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar).
  2. Informe Operativo de todos los trabajos que se han realizado en el mes, incluyendo los mantenimientos. Deben ir bien presentados y con fotografías.
  3. Una breve redacción junto con el Informe Mensual explicando las finanzas, los trabajos realizados y los que se tiene pensado realizar en un futuro.
  4. Reglamento Interno claro para que cada residente sepa las cosas que se pueden hacer y las que no. Esto debe ir de la mano con campañas de valores y recordatorios de los puntos que más fallos se ven. 

Es muy sano también los Edificios realicen auditorías anuales de todos los procesos y se corrobore que se están llevando bien los contratos, pagos a empleados, prácticas contables, entre otros.

 

Un buen control de estos puntos equivale a propietarios felices y tranquilos.